FACTOR HUMANO II

1. CAPACITACION Y DESARROLLO

1.1. CONCEPTOS E IMPORTANCIA

1.1.1. CONCEPTOS: EDUCACION, CAPACITACION, ENTRENAMIENTO, ADIESTRAMIENTO, DESARROLLO

Educación: El proceso multidireccional mediante el cual se transmiten conocimientos, valores, costumbres y formas de actuar. La educación no sólo se produce a través de la palabra: está presente en todas nuestras acciones, sentimientos y actitudes.

Capacitación: conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral.

Entrenamiento: adquisición de conocimiento, habilidades, y capacidades como resultado de la enseñanza de habilidades vocacionales o prácticas y conocimiento relacionado con aptitudes que encierran cierta utilidad. Forma el centro del aprendizaje y proporciona la base de los contenidos en institutos de formación profesional y politécnicos. Hoy en día se refiere a menudo como desarrollo profesional.

Adiestramiento: Es un proceso continuo, sistemático y organizado que permite desarrollar en el individuo los conocimientos, habilidades y destrezas requeridas para desempeñar eficientemente el puesto de trabajo.

1.1.2. BENEFICIOS DE LA CAPACITACION

´ Conduce a rentabilidad más alta y a actitudes mas positivas.

´ Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles.

´ Eleva la moral de la fuerza de trabajo.

´ Ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la organización.

´ Crea mejor imagen.

´ Mejora la relación jefes-subordinados.

´ Es un auxiliar para la comprensión y adopción de políticas.

´ Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas.

´ Promueve al desarrollo con vistas a la promoción.

´ Contribuye a la formación de líderes y dirigentes.

´ Incrementa la productividad y calidad del trabajo.

´ Ayuda a mantener bajos los costos.

´ Elimina los costos de recurrir a consultores externos.

Beneficios para el colaborador que repercuten favorablemente en la organización:

´ Ayuda al colaborador en la solución de problemas y en la toma de decisiones.

´ Aumenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo.

´ Forja lideres y mejora las aptitudes comunicativas.

´ Sube el nivel de satisfacción con el puesto.

´ Permite el logro de metas individuales.

´ Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos.

´ Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual.

Beneficios en relaciones humanas, relaciones internas y externas, y adopción de políticas:

´ Mejora la comunicación entre grupos y entre individuos.

´ Ayuda en la orientación de nuevos colaboradores.

´ Proporciona información sobre disposiciones oficiales.

´ Hace viables las políticas de la organización.

´ Alienta la cohesión de grupos.

´ Proporciona una buena atmósfera para el aprendizaje.

´ Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar.

1.2. MARCO LEGAL DE LA CAPACITACION EN MEXICO

1. Constitución política de México: articulo 123ª

2. Ley federal del trabajo 1, 2, 3, 7,25 fracción 8, 27, 56, 132 fracción 13, 14, 15, 134, 153 de la “a a la x”, 159, 180, 526, 537, 538,539 fracción 3, 539A, 539B, 539C, 699, 768, 892, 992, 994 fracción IX

3. Criterios que emita la Secretaria del trabajo y previsión social (STPS)

Considera:

I. Comisión mixta de capacitación y adiestramiento

II. Planes y programas de capacitación y adiestramiento

III. Control y registro de constancia de habilidades

IV. Agentes capacitadores

V. Control y registro de sistemas generales

VI. Control y registro de verificación y dictamen

153a, d, e, f, h, i, k, n, o, x (f pregunta de examen)

Articulo 153-F: La capacitación y el adiestramiento deberán tener por objeto:

I. Actualizar y perfeccionar los conocimientos y habilidades del trabajador en su actividad así como proporcionarle información sobre la aplicación de de la nueva tecnología en ella:

II. Preparar al trabajador para ocupar una vacante o puesto de nueva creación

III. Prevenir riesgos de trabajo

IV. Incrementar le productividad

V. Y en general, mejorar las aptitudes del trabajador

El programa de capacitación es realizado por comisión mixta de capacitación

• Patrón

• Trabajador

• Gobierno

1.3. ELABORACIÓN DE PLANES Y PROCESO DE CAPACITACIÓN

Fijar un curso concreto de acción (objetivos, programas, procedimientos)

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS:

1. Generalidades:

• Nombre

• Reporte

• Supervisa

• Jornada

2. Descripción genérica

3. descripción analítica

4. perfil y requerimiento

PUESTO: unidad impersonal de trabajo que se localiza dentro de la estructura organizacional.

METODOS DE DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

1. Las que tiene un individuo

2. Las que tiene un grupo

3. Las que requieren solución inmediata

4. Las que demandan solución futura

5. Las que piden actividades informales

6. Las que exigen instrucción sobre la marcha

7. Las que requieren actividades informales de entre

8. Las que precisan instrucción fuera del trabajo

9. Las que la compañía puede resolver por sí misma

10. En las que la compañía necesita recurrir a fuentes de entrenamiento externo

11. Las que un individuo puede resolver en grupo

12. Las que un individuo necesita resolver por sí mismo

2. VALUACION DE PUESTOS. PARTE ECONOMICA

2.1. DEFINICION E IMPORTANCIA

Es un proceso que consiste en un análisis sistemático de los puestos porque especifica el valor relativo que cada una de ellas tiene para la organización.

Garantizado el grado de habilidad, esfuerzo y responsabilidad requerida en el mismo así como en las condiciones de trabajo en las cuales se desempeñan en relación con otros puestos de la misma organización a fin de establecer una relación lógica y objetiva entre estos factores y la estructura de salas.

Actualmente la valuación de puestos en lugar de concentrarse en los puestos en sí, se concentra individualmente en las personas que trabajan en ellos. El movimiento actual se dirige a repensar como son remuneradas y recompensadas las personas.

Hoy en día en lugar de concentrarse en los puestos en si se considera más al individuo que le aporta a la empresa su talento intelectual y sus habilidades. Los sistemas de pago están abandonando gradualmente pagar de acuerdo con el puesto y se dirigen a otro sistema, en el cual cada trabajador individual se convierte en el principal foco del sistema.

Así, se paga a las personas conforme el valor que agregan a la organización.

La política salarial debe tener en cuenta otros aspectos importantes del sistema de premios para el personal: prestaciones sociales, estímulos e incentivos para el desempeño dedicado de los empleados, oportunidades de crecimiento profesional, seguridad del empleo, etc.

3. EVALUACION DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL

3.1. OBJETIVOS E IMPORTANCIA

Hoy en día la evaluación del desempeño es la forma más usada para estimar o apreciar el desenvolvimiento del individuo en el cargo y su potencial de desarrollo.

DEFINICION

La evaluación del desempeño es un proceso que permite determinar la efectividad y eficiencia de la labor que realizan los empleados en sus puestos de trabajo para cumplir con las metas trazadas en la organización.

IMPORTANCIA

*Vinculación de la persona al cargo

*Entrenamiento

*Promociones

*Incentivos por el buen desempeño

*Mejoramiento de las relaciones humanas entre el superior y los subordinados

*Auto perfeccionamiento del empleado

*Informaciones básicas para la investigación de RH

*Estimación del potencial de desarrollo de los empleados

*Estimulo a la mayor productividad

*Oportunidad de conocimiento sobre los patrones de desempeño de la empresa

*Retroalimentación con la información del propio individuo evaluado

*Otras decisiones de personal como transferencias, gastos, etc.

OBJETIVOS

*Permitir condiciones de medida del potencial humano en el sentido de determinar su plena aplicación.

*Permitir el tratamiento de los RH como un recurso básico de la organización y cuya productividad puede ser desarrollada indefinidamente dependiendo, por supuesto, de la forma de administración.

*Proporcionar oportunidades de crecimiento y condiciones de efectiva participación a todos los miembros de la organización, teniendo presentes por una parte los objetivos organizacionales y por la otra, los objetivos individuales

*Proporcionar una descripción exacta y confiable de la manera en que el empleado lleva a cabo la labor correspondiente a su puesto.

BENEFICIOS

*Para el colaborador

*Para el jefe

*Para la empresa

BENEFICIOS PARA EL COLABORADOR

*Conoce los aspectos de comportamiento y desempeño que la empresa mas valoriza en sus funciones.

*Conoce cuales son las expectativas de su jefe respecto a su desempeño y asimismo, según él, sus fortalezas y debilidades.

*Conoce cuales son las medidas que el jefe va a tomar en cuenta para mejorar su desempeño (programas de entrenamiento, capacitación, desarrollo, etc.)

*Tiene oportunidad para hacer autoevaluación y auto critica para su autodesarrollo y auto control.

*Se siente estimulado

BENEFICIOS PARA EL JEFE

*Evaluar mejor el desempeño y el comportamiento de los empleados teniendo como base variables y factores de evaluación y, principalmente, constando con un sistema bien planificado, coordinado y desarrollado para ellos

*Toma medidas con el fin de mejorar el comportamiento de los trabajadores

*Alcanzar una mejor comunicación con los colaboradores para hacerles comprender la mecánica de evaluación del desempeño como un sistema objetivo

*Planificar y organizar el trabajo, de tal forma que podrá organizar su unidad para que funcione como un engranaje

BENEFICIOS PARA LA EMPRESA

*Tiene oportunidad de evaluar su potencial humano a corto mediano y largo plazo y definir la contribución de cada individuo.

*Invita a los individuos a participar en la solución de los problemas y consulta su opinión antes de proceder a realizar algún cambio

*Puede identificar a los trabajadores que requieran perfeccionamiento en determinadas áreas de actividad y seleccionar a los que tienen condiciones de promoción o transferencias

ERRORES DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO

Las distorsiones en la evaluación son errores de juicio que ocurren de forma sistemática cuando un individuo observa y evalúa a otro.

El resultado puede ser promocionar, trasladar o mantener inadecuadamente a los empleados.

Hay que tener en cuenta que, en la medida en que una evaluación del desempeño esta distorsionada, la probabilidad de estimular la productividad decrece considerablemente, mientras aumenta la posibilidad de tomar decisiones erróneas respecto al personal que se evalúa.

PRINCIPALES ERRORES

· Efecto de halo.

· Tendencia central

· Polarización positiva o negativa

· Contraste

· Primera impresión

· Semejanza

EFECTO DE HALO

Es un sesgo cognitivo que hace pensar que unas características limitadas se aplican al todo.

Consiste en apreciar una característica particular de una persona y generalizar la personalidad y aptitudes de esta en torno a la característica apreciada

TENDENCIA CENTRAL

Es la tendencia a evaluar a una persona en el punto medio de la escala, cuando el rendimiento es claramente más alto o más bajo.

Esta distorsión se refleja cuando hay una pequeña desviación típica o un estrecho margen en las evaluaciones entre los evaluados.

POLARIZACION POSITIVA O NEGATIVA

Es la tendencia a concentrar las evaluaciones hacia la parte alta o baja de la escala

Esto significa que el calificador es demasiado “blando” o “duro” con el evaluado

CONTRASTE

Es la tendencia a evaluar a una persona o grupo, en lugar de basarse en los requisitos del puesto de trabajo

PRIMERA IMPRESIÓN

Es la tendencia a hacer un juicio inicial de una persona, favorable o desfavorable

SEMEJANZA

Tendencia por parte del calificador a hacer juicios más favorables de aquellas personas a quienes percibe como más parecidas a él o ella en actitudes o historial.

4. SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO

4.1 DEFINICIONES

Higiene industrial

Es importante advertir que las enfermedades producen frecuentemente ausencias en el trabajo, lo cual implica una disminución en la productividad y una repercusión económica negativa en la que se deben destinar fondos para curar las enfermedades, o bien inversiones para fines higiénicos, educativos, sociales, etc.

FACTORES DEL MEDIO EXTERNO QUE EJERCEN ACCION SOBRE EL FUNCIONAMIENTO NORMAL DEL ORGANISMO

a) Químicos. Se da principalmente en empresas de giro industrial, causadas por elementos tales como:

* plomo saturnismo

*b) Físicos. Se reconocen todos aquellos donde el ambiente normal cambia rompiéndose en equilibrio entre el organismo y su medio. Se citan defectos de luz, calor, frio, ruido, humedad, presión atmosférica, radioactividad, etc.

c) Biológicos. Este tipo de factores tienen como origen la fijación dentro y/o fuera del organismo o la impregnación del mismo, por animales, protozoarios, parásitos, bacterias, etc. que provocan paludismo, tétanos, enfermedades de piel.

d) Psicológicos. Corresponden al medio tensiona en el cual se desempeña el empleado, que puede causar alteraciones psíquicas y de personalidad. Ejemplos: histeria, neurosis, psicosis, depresión, estrés, etc.

LAS ENFERMEDADES PROFESIONALES Y SUS IMPACTOS

· Psicológico. Las condiciones higiénicas deficientes, así como las enfermedades profesionales, desarrollan en las personas amenazadas de verse relacionadas gravemente, y esto conduce un ambiente de inseguridad personal, que afectara su trabajo y su personalidad.

· En casos normales la inseguridad personal el temor a morir, la incapacidad de trabajar y ganarse la vida, desarrollan en las personas cambios de personalidad que pueden variar desde leves neurosis a casos agudos de psicosis y trastornos mentales además de la enfermedad orgánica que propiamente se ha desarrollado

· Social. Las enfermedades profesionales merman la fuerza de trabajo de que dispone un país y por tanto afectan directamente a la sociedad, ya que aumentan el número de inválidos e incapacitados a los que hay que mantener y cuidar. En algunos estratos sociales se discrimina a quienes se enferman por situaciones laborales.

· Económico. Es difícil de calcular ya que en estadísticas que han efectuados organismos especiales incluyen dentro de sus cálculos los accidentes y enfermedades profesionales que generan:

*Importantes pérdidas económicas para las empresas por el ausentismo y el descenso de la habilidad del personal ausente con la evaluación de gastos de adiestramiento y selección del nuevo personal.

*Perdida para las organizaciones en cuestiones de producción, calidad, tiempo y prestigio

4.2. RIESGOS DE TRABAJO

Públicos: ISSE, ISSS

Privados: IMSS

Comisiones mixtas: trabajadores empresas

Programas y planes de seguridad e higiene

Cursos y manuales

En la mayoría de los casos no son predecibles pero si prevenibles. Estos pueden ser leves o graves (incapacitan tés).

TIPOS DE INCAPACIDADES

· Incapacidad temporal. Es la incapacidad de trabajar durante un periodo limitado, y que al terminar deja al lesionado tan apto como antes del accidente, para efectuar el trabajo.

El art 478 de la LFT la define como: la pérdida de facultades o aptitudes que imposibilita parcial o totalmente a una persona para desempeñar su trabajo por algún tiempo.

· Incapacidad parcial permanente. Imposibilidad parcial del cuerpo de un sujeto para efectuar un trabajo y que permanece prácticamente lesionado durante toda la vida. El art 479 la define como: disminución de las facultades o aptitudes de una persona para trabajar.

· Incapacidad total permanente. Es la incapacidad plena o de funciones de un lesionado que permanecen durante toda la vida. Ej. Perdida de 2 ojos, perdida de extremidades superiores o inferiores, enajenación mental.

El art 480 de la LFT dice: incapacidad permanente total es la pérdida de facultades o aptitudes de una persona que la imposibilita para desempeñar cualquier trabajo, por el resto de su vida.

· Muerte. Es el grado extremo de los accidentes que ocasionan el deceso del trabajador

CAUSAS DE LOS ACCIDENTES

Un estudio y análisis de los accidentes nos lleva a conocer las causas que les dieron origen a fin de poder remediarlas en futuro para evitar un nuevo accidente. Es necesario pues, buscar los hechos y no las consecuencias.

Entre las causas que dan origen a un accidente tenemos:

· * Directas o próximas. Dependen del ambiente de trabajo donde se realizo el accidente y de las condiciones biológicas intrínsecas del propio accidentado. Estas tienen 2 formas.

* Condiciones inseguras. Son los riesgos que hay en los materiales maquinaria, edificios, etc. que rodean al individuo ya sea por defecto u omisión o por la propia naturaleza de los mismos.

* Practica insegura. Son los actos personales que en su ejecución exponen a las personas a sufrir un accidente. Ej. Una persona entra sin mascarilla a un canal de drenaje en el cual puede haber acumulación de gases.

Causas indirectas o remotas: estas son totalmente ajenas a las condiciones biológicas intrínsecas del accidentado, aunque pueden estar subordinadas o no al medio en que se trabaja en forma normal. Ej. El accidente se debe a condiciones o practicas inseguras ajenas a la conducta del accidentado, es decir, el es una víctima inocente del riesgo que sufra

ADMINISTRACIÓN DE VENTAS

1. Planeación y fijación de objetivos y políticas.

Definición de administración de ventas.

Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar todo lo relacionado con las operaciones de venta de una empresa desde planear objetivos de venta, organizar a la fuerza de venta dirigir, controlar costos y evaluar el desempeño de los vendedores.

Funciones del departamento de administración de ventas

Elaborar una estrategia y plan de acción

Localizar clientes meta, reclutar, capacitar, motivar

Interacción con los clientes y vendedores, identificando las necesidades del comprado, habilidades y conocimientos del vendedor.

Evaluación de la fuerza de ventas así como retroalimentación de sugerencias dirigidas a la alta gerencia.

Capacitación a vendedores

FUNCIONES COMPARTIDAS

Desarrollo y manipulación del producto

Distribución física

Financiamiento de ventas

Estrategias de ventas

Costos y presupuestos

Estudio de mercados

Promociones de ventas y publicidad servicios técnicos y mecánicos

Relaciones en distribuidores y minoristas

1.3. Determinación de objetivos.

DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS PARA EL AREA DE VENTAS:

Significa fijar los resultados finales que el área de ventas debe alcanzar, estos pueden ser anuales, semestrales, trimestrales etc. Dependiendo de cada organización y se les llama cuota de venta.

CUOTA DE VENTA: es la meta a lograr por parte de un vendedor en un territorio, por un grupo de vendedores en una zona, en un periodo determinado y expresado en unidades físicas, o monetarias y del monto de este depende de los objetivos de la empresa, la naturaleza del mercado y el tipo de producto.

TIPOS DE CUOTA DE VENTA

Cuota de volumen de ventas (unidades, puntos de venta)

Cuota de actividad ( núm. Ventas , visitas, clientes nuevos)

Cuota financiera: 8margen de utilidad y cuota de gastos)

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Integran la necesidad imperial de alcanzar un aumento en las ventas y aprovechar las necesidades de los vendedores de ingreso, reconocimiento y desarrollo.

SUS CARACTERISTICAS SON:

Canaliza las energías del vendedor hacia las metas establecidas y acordadas mutuamente

Programa mayor control de la organización de ventas

Son flexibles por que el objetivo se puede negociar de forma regular

Se definen responsabilidades en términos de resultados, no de trabajo

Las normas de desempeño, controles, evaluación y retroalimentación se vuelve sencilla ya que el objetivo debe establecerse de manera específica

Principios de la planeación de ventas.

1.- Factibilidad: Posible de realizarse

2.- Pertenencia:

-actitud

-eficacia Los planes deben estar basados en estos.

-eficiencia

3.- Objetividad: basado en la realidad

4.- Credibilidad: creíble

5.-Flexibilidad: adaptarse a cambios o condiciones

6.- Cuantificado: datos reales

7.- Precisión: basado en realidad

8.- Unidad: enfocarse al objetivo grupal

1.5. Establecimiento de las políticas de ventas.

Es la parte fundamental de un puesto de gerente de ventas. Permite la toma de decisiones en forma automática.

POLITICA DE VENTA

Son las respuestas estandarizadas a preguntas estratégicas recurrentes, establecen los limites de lo que es aceptable para el logro de los objetivos.

CARACTERISTICAS

1.- Permiten la toma de decisiones en forma automática

2.- El gerente puede dedicarse a problemas poco frecuentes

3.-Proporciona uniformidad a lo largo de la empresa

4.- Simplifica el control de los vendedores y la comunicación o medios

GENERALES Aplican para todo personal

ESPECIFICAS Aplican por áreas depende de la función

1.6. Determinación del tamaño de la fuerza de ventas.

METODO DE DESGLOCE: consiste en determinar el número de vendedores de acuerdo al potencial del mercado.

METDOS DE DESCARGA DE TRABAJO: consiste en asignar el número de vendedores, igualando la carga de trabajo para cada uno. Se asignan cuentas que requieren mismo tiempo y esfuerzo.

METODO DE INCREMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD: Consiste en incrementar núm. De vendedores de acuerdo al incremento de las ventas y gastos totales.

1.7. Pronostico de ventas.

PRONOSTICO DE VENTAS

Es el presupuesto elaborado atendiendo a las tendencias de cobertura registradas; es decir es un estimado de los niveles de venta futuros.

Real

Basado

Futuro

Tiempos

IMPORTANCIA DEL PRONÓSTICO DE VENTAS

Anticiparme

Toma de decisiones

Producción

Ventas

Finanzas

FUNCIÓN

Se utiliza en la toma de decisiones ya que tiene importancia en la función.

1.8. Planeamiento del producto.

PLANEAMIENTO DEL PRODUCTO

Consiste en determinar cuáles son las características importantes que vamos a ofrecer del producto (fortalezas de mi producto)

Entender las necesidades de mi cliente

Captar la voz del cliente

Generar una acción alterna o correctiva

Verificación y validación.

El vendedor debe de ser un profundo conocedor de las distintas fuentes de valor integradas en su oferta, es decir: producto físico, servicios que ofrece su empresa y servicios de asesoría

CATEGORIAS DE INFORMACION DE PRODUCTO FISICO

El cliente potencial puede percibir valores de mi producto dependiendo del conocimiento que tenga el vendedor de producto, la información que el vendedor debe conocer de un producto se traduce en categorías que son:

Desarrollo del producto y sus procesos de mejora

Datos de resultados del producto

Necesidad de mantenimiento

Precios, plazos y tiempo de entrega

1.9. Planeación del mercado.

PLANEAMIENTO DEL MERCADO

Forma sistemática

Objetivo: intentar controlar

Necesidad, clientes

competencia

RECOMENDACIONES PARA EL PLANEAMIENTO DEL MERCADO

no hablar de la competencia sobre la presentación.

no discutir de la competencia.

No criticar a la competencia

El conocimiento de la competencia nos puede permitir dar valor al cliente potencial y ayudarle a tomar decisiones.

CATEGORIAS DE INFORMACIÓN DEL PLANEAMIENTO DEL MERCADO

historia

características de su producto

servicio que ofrece

forma y plazo de pago

precios

calidad

FUENTES DE INFORMACIÓN DEL PLANEAMIENTO DE MERCADO

clientes

publicidad

internet

medios impresos

libros

2. Organización de ventas.

2.1. Definición

Darle una estructura a los recursos con los que se cuenta (vendedores)

*Objetivo: incrementar las ventas producto/servicio

*Estructurar: funciones, actividad, nivel jerárquico, a quien reporta.

Estructura organizacional: marco que define como opera mi grupo de ventas.

*PROCESO

-Detalle del trabajo

Promoción

Venta

Cobrar

Visitar a los clientes

2.2. Principios de la organización de ventas.

*El principio de organización

Toda organización y cada parte de la misma debe constituir una expresión de objetivo de la empresa, o carecerá de dignificado, siendo por lo tanto redundante.

*El principio de especialización

Las actividades de cada uno de los miembros de un grupo organizado deberán confinarse, en todo lo que sea posible, a la ejecución de una sola función.

*Principio de coordinación

El objetivo de la organización de por si, a diferencia del objetivo de la empresa es facilitar la coordinación; unidad del esfuerzo.

*El principio de autoridad

En todo grupo organizado, la autoridad suprema debe descansaren alguna parte. Deberá existir una clara línea de autoridad que emana de la autoridad suprema a cada uno de los individuos del grupo.

AUTORIDAD. Es la facultad de que esta investida una persona, dentro de una organización, para dar órdenes y exigir a los subordinados de que las empresas cumplan.

Está basada en el puesto formal y el control sobre las recompensas y castigos.

TIPOS DE AUTORIDAD

*Formal. Conferida por la organización.

*Técnica o Staff. Nace por conocimientos especializados de quien la posee.

*Personal. Se origina en la personalidad del individuo.

ELEMENTOS DE LA AUTORIDAD

*El mando. Es el ejercicio de la autoridad

*Delegación. Consiste en el acto bilateral mediante el cual un superior jerárquico confiere deberes y responsabilidades a un subalterno, otorgándoles la autoridad que necesita para desempeñar tales funciones.

*El principio de la responsabilidad

La responsabilidad de un superior por los actos de sus subordinados es absoluta.

RESPONSABILIDAD: se relaciona con el flujo de autoridad y las obligaciones, en tanto que el subordinado tiene la obligación de realizar su responsabilidad.

RESPONSABILIDAD. Hacerse cargo de: otras personas, seguridad e higiene y valores.

OBLIGACIONES: muestran en trabajo asignado a un puesto, y puede ser de tipo mental o físico para desempeñar una tarea.

*El principio de definición

El contenido de cada puesto, tanto en lo que se refiere a los deberes que implica como la responsabilidad y la autoridad que en el mismo radican y a sus relaciones con otros puestos, deberá ser claramente definido por escrito y dado a conocer a todos aquello a quienes concierna.

*Principio de reciprocidad

En todo puesto, la responsabilidad y la autoridad deben ser equivalentes,

EL AMBITO DE CONTROL

Ninguna persona deberá supervisar a mas de cinco, o como máximo seis subordinados directos, cuyos trabajos se relacionan entre si.

• Cada persona dse la organización de ventas debe serresponsable ante un solo jefe, cuando los subordinados son responsables a mas de un gerente, confunden actividades que deben ejecutarse.

• El establecimiento del tramo de control depende del producto que se venda, experiencia, mercado cubierto y circunstancias especiales.

*EL principio de equilibrio

Es esencial que las diversas unidades de organización se mantengan en equilibrio.

*El principio de continuidad

La reorganización es un proceso continuo; en toda la empresa deberán efectuarse previsiones específicas a este respecto.

2.3. Análisis de los sistemas organizacionales de ventas.

SISTEMAS ORGANIZACIONALES DE VENTAS

En esencia una estructura organizacional logra dos cosas:

*Define la asignación normal de los papeles de trabajo para identificar a los miembros de la organización .

*Establecerá líneas de autoridad para integrar y coordinar .

• Organización por territorios o zonas

• Organización por productos

• Organización por clientes

• Organización por combinación

*Organización por territorios

Cada vendedor tiene un zona exclusiva en la que representa toda la línea de producto de la empresa,

VENTAJAS

-Definición clara de las obligaciones y responsabilidades del vendedor.

-La responsabilidad de la zona incrementa el incentivo y obliga al vendedor a ser mas creativo y cultivar magnificas relaciones con sus clientes.

-Los gastos de desplazamiento del vendedor son relativamente reducidos.

-Mayor facilidad de control.

*Organización por productos

Organización basada en la línea de productos que maneja la empresa (especialización de vendedores).

¿Cuándo se justifica?

-Cuando los productos de la empresa son técnicamente complicados.

-Cuando la empresa produce líneas sin relación alguna

-Cuando la empresa vende muchos miles de productos.

*Organización por clientes

Estructurar con base en los diferentes tipos de clientes que la integran.

VENTAJA

-Los vendedores pueden llegar a estar mejor enterados de las necesidades especificas de sus clientes.

-Especialización en cuanto a la atención del cliente

-Abarcar mayor mercado.

*Organización por combinación

Cuando una empresa vende una gran cantidad de artículos a muchos tipos de clientes y un territorio bastante amplio geográficamente.

2.4. Descripción de las funciones del personal de ventas.

Para que los gerentes puedan reclutar eficazmente a nuevos vendedores deben comprender claramente las actividades, tareas y responsabilidades que deben ejecutar sus representantes de venta, es decir, hacer un análisis de los puestos de venta.

La persona que dirija el análisis del puesto deberá hablar con los gerentes de venta para determinar que debe conformar el trabajo y con los vendedores ver realmente que actividades realiza lo que consideramos descripción de puestos.

ANALISIS DE PUESTOS

Es el procedimiento para determinar las tareas y requisitos de aptitudes de un puesto y el tipo de persona que se debe contratar.

DESCRIPCION DE PUESTOS

Documento escrito que describe las relaciones y requisitos laborales que caracteriza cada puesto.

En el caso de los vendedores explica:

1. Ante quien es responsable en vendedor

2. Como interactúa con otro personal

3. Los clientes a quienes el vendedor visitara

4. Tareas específicas que va a ejecutar

5. Las demandas mentales y físicas del trabajo

6. Los tipos de productos que va a vender

OBEJETIVOS

*Determinar el perfil del ocupante del puesto

*Encausar el reclutamiento de personal

*Ayudar a la elaboración de anuncios

*Suministrar material necesario según el contenido de los programas de capacitación

*Determinar escalas salariales

*Estimular la motivación del personal

*Facilitar la evaluación del desempeño

*Servir como guía al supervisor en el trabajo con sus subordinados.

3. Dirección de ventas

3.1. Concepto

Fase del proceso administrativo en el cual se van a ejecutar los planes que se establecieron con anterioridad mediante la guía de los esfuerzos de un grupo social.

IMPORTANCIA

• Poner en marcha lo planeado
• Se logran las formas de conducta más deseables
• Ayuda al logro de los objetivos
• Control
• Comunicación deseada para que la organización funcione

ELEMENTOS

• Motivación
• Liderazgo
• Supervisión
• Autoridad ejercida
• Toma de decisiones

3.2. Principios de dirección de ventas

• De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.
• Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando) surgen como una necesidad del a organización para obtener ciertos resultados, por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar consientes de que la autoridad de emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio.
• De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.
• De la vía jerárquica. Se deben de respetar los canales para dirigirse a los superiores y viceversa. No se pueden saltar niveles.
• De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa a partir del momento en que aparezcan, ya que si no se hace por más insignificante que sea puede originar que este desarrolle y provoque problemas no colaterales.
• Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas

3.3. Establecimiento de la comunicación en las ventas

Comunicación. Proceso de transmitir y recibir información, valores, actitudes, sentimiento conocimiento y emociones entre 2 o más personas, con el fin de lograr objetivos

IMPORTANCIA

La comunicación es indispensable para lograr la unión de los esfuerzos de los individuos y de los grupos con el fin de alcanzar objetivos esperados
Con una comunicación eficaz y eficiente se evitan malas interpretaciones y se puede lograr un ambiente agradable entre los integrantes del organismo.
*Entre el vendedor y gerente de ventas
• Logro de objetivos
• Retroalimentación entre vendedor y gerente de ventas
• Conocer las necesidades del vendedor
*Entre el cliente y vendedor
• Conocer las necesidades del cliente
• Que espera del producto
• Transmitir beneficios y características del producto

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

• Emisor
• Codificador
• Mensaje
• Canal
• Receptor
• Decodificador
• Respuesta
• Ambiente
• Barreras

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN

• Semánticas. Se origina en las limitaciones de los símbolos utilizados en la comunicación. Se emplea palabras con diferentes significados
• Físicas. Interferencia de la comunicación que ocurre en el ambiente
• Fisiológicas. Se origina por discapacidades de las personas
• Psicológicas. Interferencia debido a emociones humanas (ansiedad, presión, estrés)
• Administrativas se originan por los diferentes niveles jerárquicos
• Culturales. Por el grado de cultura o educación

3.4.- Autoridad y respondabilidad

AUTORIDAD SEGÚN FAYOL

“La autoridad consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer."

“Se distingue en un jefe la autoridad legal inherente a la función y la autoridad personal formada de inteligencia, de saber, de experiencia, de valor moral, de aptitud, de servicios prestados, etc. En un buen jefe la autoridad personal es el complemento indispensable de la autoridad legal".

Henri Fayol

Es de sumo interés prestar atención a la importante distinción conceptual que efectúa Fayol. Para él, la autoridad es un derecho que la organización le otorga formalmente a los supervisores y, a la vez, es un poder que si bien también otorga la organización, está condicionado a la capacidad de cada jefe en particular.
Es decir que se hace la distinción entre una autoridad legal que otorga la organización y otro tipo de autoridad, la personal, cuyo ejercicio queda en
manos del propio supervisor quien para ejercerla deberá poseer ciertas condiciones personales que Fayol identifica en la definición que antecede.
Los criterios generalmente aceptados actualmente por la doctrina, hacen la distinción entre el líder formal que es quien tiene la autoridad conferida por la organización y el líder informal que es aquel que logra que sus compañeros lo apoyen y lo sigan. La situación ideal –al igual de lo que estableciera Fayol- es que el líder formal obtenga también la “autoridad" informal, la cuál sólo puede serle conferida por el

RESPONSABIILIDAD SEGÚN FAYOL

“Sin embargo, la responsabilidad es generalmente tan temida como la autoridad es codiciada.”
Henri Fayol

Fayol realiza un preciso desarrollo del concepto de responsabilidad y de su estrecha relación con el ejercicio de la autoridad:
“No se concibe la autoridad sin la responsabilidad, es decir, sin una sanción -recompensa o penalidad- que acompaña al ejercicio del poder. La responsabilidad es un corolario de la autoridad, su consecuencia natural, su contrapeso indispensable. En cualquier lugar donde se ejerza la autoridad, nace una responsabilidad. La necesidad de sanción, que tiene su fuente en el sentimiento de justicia... (se aplica) en beneficio del interés general, (dado que) es menester alentar las acciones útiles e impedir las que no tienen ese carácter"

Nótese la sutileza de que la sanción es utilizada por Fayol en su acepción más amplia: es el corolario del ejercicio de la autoridad y por lo tanto puede ser objeto de una penalidad o de una recompensa (aunque luego en el desarrollo de este principio se refiera específicamente al concepto de penalidad). Es que éste principio está íntimamente ligado al principio de Subordinación de los Intereses Particulares al Interés General y lo que se persigue es que, en especial quienes tienen uso de la autoridad (aunque esto también se haga extensivo a todo el personal), la ejerzan en beneficio de la organización y del bien general, evitando anteponer sus intereses personales por encima del interés general.
“La sanción de los actos de autoridad forma parte de las condiciones esenciales de una buena administración. En la práctica, dicha sanción es generalmente difícil de aplicar, sobre todo en las grandes empresas; es necesario establecer primero el grado de responsabilidad y después la cuantía de la sanción. Pues, si es relativamente fácil establecer la responsabilidad de los actos de un obrero y la escala de sanciones correspondientes, la tarea es más ardua con respecto a un capataz, y a medida que se asciende en la línea jerárquica de las empresas, que las operaciones son más complejas, que el número de los agentes que intervienen es mayor, que el resultado final es más lejano, es cada vez más difícil determinar el grado de influencia del acto de autoridad inicial en el efecto producido y establecer el grado de responsabilidad del jefe. La medida de esta responsabilidad y su equivalencia material escapan a todo cálculo. De ello se infiere que la sanción es una cuestión de uso, convencional, y que el juez, al establecerla, debe tener en cuenta el acto mismo, las circunstancias que lo rodean y la repercusión que la sanción puede tener.”

3.5.-Toma de decisiones

La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial (utilizando metodologías cuantitativas que brinda la administración), etc., es decir, en todo momento se toman decisiones, la diferencia entre cada una de estas es el proceso o la forma en la cual se llega a ellas. La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una alternativa entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial, (aún cuando no se evidencie un conflicto latente).

La toma de decisiones a nivel individual es caracterizada por que una persona haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una decisión a un problema que se le presente en la vida; es decir, si una persona tiene un problema, ésta deberá ser capaz de resolverlo individualmente a través de tomar decisiones con ese especifico motivo. En la toma de decisiones importa la elección de un camino a seguir, por lo que en un estadio anterior deben evaluarse alternativas de acción. Si estas últimas no están presentes, no existirá decisión.

Para tomar una decisión, no importa su naturaleza, es necesario conocer, comprender, analizar un problema, para así poder darle solución; en algunos casos por ser tan simples y cotidianos, este proceso se realiza de forma implícita y se soluciona muy rápidamente, pero existen otros casos en los cuales las consecuencias de una mala o buena elección puede tener repercusiones en la vida y si es en un contexto laboral en el éxito o fracaso de la organización, para los cuales es necesario realizar un proceso más estructurado que puede dar más seguridad e información para resolver el problema. Las decisiones nos atañen a todos ya que gracias a ellas podemos tener una opinión crítica.

3.6.- Supervisión de ventas

TAREAS DEL SUPERVISOR DE VTAS
1. Adiestrar y re adiestrar a en sus tareas
2. Ayudarles para que colaboren en las promociones de venta
3. Controlar el uso de su tiempo laboral
4. Coordinar la fijación de sus objetivos y metas
5. Levantar su moral de trabajo, motivándolos a diario
6. Lograr que se constituyan en u verdadero equipo de trabajo
7. Logar que sean recolectores permanentes de información
8. Mediar en sus conflictos personales e interpersonales
9. Mejorar su servicio al cliente antes, durante y después de la venta
10. Ser consistente entre lo que dice y lo que hace es decir, predicar con el ejemplo
11. Ser el nexo de comunicación entre ellos y la gerencia
12. Solucionar problemas especiales propios de la labor de venta
13. Velar por que utilicen adecuadamente los equipos de herramientas y materiales

FORMAS DE SUPERVISAR

• Por sus resultados concretos
• Por sus gastos realizados
• Por su actividad en el terreno mediante observación
• Por sus fallas y excusas
• Por sus comentarios sobre clientes
• Por la secuela de su trabajo
• Por conversaciones directas con ellos

3.7.-Motivacion e incentivos

Toda persona cualquiera que sea su trabajo debe estar motivada para desarrollarlo poniendo el mejor de sus esfuerzos.
Motivar a los vendedores no es más que visualizar y proyectar un programa mediante el cual la empresa les proporcioné los elementos necesarios para que puedan satisfacer sus necesidades cómodamente
PRINCIPALES SISTEMAS DE INCENTIVOS
• Planes de remuneración básica donde se planea cuidadosamente los incentivos económicos como sueldos comisiones los cuales deben ser equitativos y justos.
• Competencia de ventas
• Bonificaciones
• Supervisores informales
• Planeación de cuotas o zonas
• Premios y cartas de elogio
• Convenciones de venta
• Participación de utilidades
Además el supervisor debe de mantener un equipo de vendedores unido y optimista.
• Crear nuevas o renovadoras aspiraciones en los vendedores para alcanzarlas
• Inculcar en su gente lo agradable que es ser un buen vendedor y lo bien que se siente sobresalir en un trabajo
• Mantener siempre el respeto en el equipo
• Fomentar el amor a la empresa y hacerlos sentir parte importante de la misma
• Escuchar a sus vendedores y tratar de conservar buenas líneas de comunicación
• Ejercer una verdadera supervisión de sus actividades y no una vigilancia

4. Costos de ventas
COSTO:
• Valor
• Sacrifica para alcanzar un objetivos
TIPOS DE COSTOS
1. Producción, gastos generados en el proceso de producción
2. Distribución, gasto generado para distribuir el producto o servicio y llevar el producto hasta el cliente
3. Ventas, gastos generados al vender el producto
4. Financiamiento, gastos generados por uso capital
5. Administrativos, gastos generados por áreas administrativas u organizacionales
COSTOS DE VENTA
• Son necesarios para comercializar el producto
o Bonos
o Comisiones
o Stands
o Eventos
o Publicidad
o Promoción
o Viáticos
o Celulares

4.1. Costos fijos y costos variables

Costo Fijo: son aquellos costos que permanecen constantes durante un periodo de tiempo determinado sin importar mi volumen de venta
Costo Variable: es aquel que se modifica de acuerdo con el volumen de venta

4.2 Costo total y promedio

costo fijo promedio (CFP) costo fijo dividido entre la cantidad producida.

costo total promedio (CTP) los costos totales de producción divididos entre la cantidad producida.

4.3.- Costo marginal

En economía y finanzas, el costo marginal o costo marginal es el cambio en el coste total que surge cuando la cantidad producida cambia por una unidad, es decir, el incremento del coste total que supone la producción adicional de una unidad de un determinado bien.

4.4. Volumen de actividad

El nivel de actividad o volumen de producción es el grado de uso de la capacidad de producción. Se la suele medir como un porcentaje de uso de dicha capacidad. También se usan magnitudes absolutas, como unidades producidas, horas de servicio insumidas, cantidad de servicios realizados, etc.

El nivel de actividad real -o resultante, o histórico- es aquel efectivamente alcanzado. Pero también puede trabajarse con niveles hipotéticos, standards, esperados, etc. Los niveles esperados, a modo de ejemplo, determinarán la magnitud de ciertos costes fijos al elaborar el presupuesto anual.

El estudio de los niveles de actividad es fundamental para la gestión empresarial y más aún en aquellos casos en que existen grandes variaciones estacionales durante el año, como en actividades turísticas.